Manche meiner Klienten erhalten jeden Tag 40 bis 80 berufliche Emails und fragen mich: Wie kann ich diese Menge besser in den Griff bekommen? Nun, neben einem guten Spam-Filter hilft eine Einstellung des weisen Philosophen Lin Yu Tang:
"Neben der edlen Art, Dinge zu lesen, gibt es auch die edle Art, Dinge ungelesen zu lassen".
Empfohlenes Vorgehen
Das Sortierverfahren beinhaltet fünf logische Schritte - teilsweise basierend auf dem Buch von Bill Jensen: "The Simplicity Survival Handbook: 32 ways to do less and accomplish more".
Nach Überfliegen oder Lesen weniger Textelemente können Sie einen Großteil Ihrer Emails direkt in den Papierkorb verschieben.
Das Vorgehen mag Ihnen vielleicht rigoros erscheinen, aber konsequent angewendet, hilft es Ihnen, sich auf Ihre wirklich wichtigen Emails zu konzentrieren. Hier die fünf aufeinander aufbauenden Fragen:
1) Ist die Email direkt an Sie gerichtet?
Sie sind der primäre Adressat (und nicht lediglich einkopiert): Ja — ansonsten Email löschen
2) Ihr erster Eindruck?
Absender oder Betreffzeile veranlassen Sie spontan zu einer "Das sollte ich lesen" Reaktion: Ja — ansonsten Email löschen
3) Ist eine Aktion erwähnt?
Die Email beschreibt eine konkrete Handlung oder Auskunft, die man von Ihnen erwartet: Ja — ansonsten Email löschen
4) Baldige Zeitlinie
Es ist ein Termin für die Aktion genannt, mit der Sie innerhalb von vier Wochen anfangen sollten: Ja — ansonsten Email löschen
5) Nutzen erkennbar
Die Aktion bringt Ihren Kunden, Ihrem Team oder Ihnen persönlich einen konkreten Nutzen: Ja — ansonsten Email löschen
Backup-Option
Falls Sie Bedenken beim Löschen haben und auf Nummer sicher gehen möchten, können Sie einen neuen Ordner erstellen, in den Sie die zu löschenden Emails verschieben - für den Fall, dass Sie diese vielleicht später doch noch einmal brauchen (bei mir heißt der Ordner "Spaeterlesen"). Je nach Ihrer Komfortzone können Sie diesen Ordner komplett nach ein bis zwei Monaten löschen.
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