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Kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor?

Einer meiner Klienten sagte, dass er oft in der Firmen mit rigider Bürokratie und "überflüssigem Papierkram" kämpfe – ein stummes Drama rund um aufwändige Dokumentationsvorgänge, kleinteilige Compliance-Regeln, ausufernde, detaillierte Reportings mit unsinnigem Berichtswesen.

Persönliche Anmerkung: Dabei fühle ich mich erinnert an den absurd-brillanten Kinofilm "Und täglich grüßt das Murmeltier" (Originaltitel: Groundhog Day) mit Bill Murray.

Was sind die Konsequenzen?

Regulierungswut und das Beharren auf Vorschriften sind Ausdruck einer überholten Weisungs-, Vorgaben- und Kontroll-Mentalität. Der Glaube, mit Vorschriften attraktive Ergebnisse erreichen zu können, irrlichtert durch manche Firmen.

Die Wirklichkeit: Überbordende Regularien führen zu emsiger, aber ineffektiver Betriebsamkeit – und schaffen den trügerischen Eindruck von Sicherheit und Fortschritt.

Firmen werden dadurch langsamer, unkreativer und schwerfälliger – und anfälliger für Überholmanöver durch die Konkurrenz, die heute in der ganzen Welt sitzen kann.

Heute ist Schnelligkeit bei Entscheidung » und Implementation eine der entscheidenden Erfolgsfaktoren ». Durch Bürokratie hngegen werden Vorgänge verlangsamt und Chancen verpasst.

Die zwei Gesichter der Bürokratie

In bestimmten Bereichen wie Arzneimittelsicherheit, Produktqualität und wissenschaftlichen Studien sind klare Prozesse, Unterlagen und Arbeitsschritte natürlich unabdingbar.

In vielen anderen Bereichen behindert das jedoch die Eigeninitiative und verjagt engagierte Leistungsträger, die ihre Ideen nicht in endlosen Formalien und Abstimmungsschleifen versanden sehen wollen. Diese fähigen Mitarbeiter wechseln dann zu agilen Firmen, in denen sie Innovationen tatsächlich vorantreiben können.

Agil: Wendig und schnell arbeiten »

Wie soll man vorgehen? Natürlich gibt es kein Zauberrezept, aber das Prinzip ist einfach: Was dem Kunden nützt und innerhalb der gültigen Gesetze, Vorschriften und Compliance-Regeln bleibt, sollte vorrangig gemacht werden. Dies bedeutet auch, einen Teil der Autorität bewusst in die Arbeitsebene zu verlagern.

Allerdings: Nicht alle Mitarbeiter und Führungskräfte sind dafür gemacht, am Rande ihrer Komfortzone zu agieren. Mit Menschen, die darauf warten, gesagt zu bekommen, was sie tun sollen, werden geschaffene Freiräume kaum genutzt. Hier muss man Gestaltungskraft stärken und "Veränderungswillen aufladen".⁠

Eine wahre persönliche Geschichte

In meiner langjährigen Erfahrung in der Industrie reifte in mir die Erkenntnis: Manchmal muss man bedrucktes Papier oder elektronische Formulare abliefern, um in Ruhe seine eigentliche Arbeit machen zu können.

Ein "Befähigungsprogramm" entwickeln

Hier 11 Punkte, die Sie erwägen können:

  1) Die Chancen der Digitalisierung » erkennen und ergreifen
  2) Statt Email besser ein Telefonat führen
  3) Statt langer Emails besser zwei kurze Emails schreiben
  4) Nur die Leute einkopieren, die für das Projekt relevant sind
  5) Schreiben Sie keine Meeting-Protokolle, sondern Aktionspläne
  6) Silos aufbrechen durch Bilden interdisziplinärer Teams
  7) Frühzeitig aktiv Feedback vom Kunden einholen
  8) Manchmal handeln, ohne alle Details zu kennen
  9) Personen, die Fehler machen, nicht bestrafen ("Fehlerkultur")
10) Genehmigungsverfahren vereinfachen ("Streamlinen")
11) Nicht alles was auf Ihrem Schreibtisch landet, muss erledigt
      werden – manche Dinge erledigen sich ganz von alleine.

Stellen Sie alles auf den Prüfstand

Wie können Sie Ballast abwerfen und Fesseln lösen? Überlegen Sie mit Geschäftsleitung und den Teams auf informelle Weise, auf was man eventuell verzichten kann, um flexibler und schlagkräftiger zu werden.

Um praxisnahe Antworten zu erhalten, ist folgende Frage augenöffnend: "Wie würde es aussehen, wenn es einfach wäre?" – eine erprobte Formulierung, die es in sich hat!

Schlussfolgerung und Empfehlung

Wählen Sie einige Tipps aus und implementieren Sie diese. Sie haben mehr Spielraum als Sie denken. Sie erwägen Unterstützung? Kontakt »