Effektiver arbeiten: 7 Tipps, wie Sie mehr erreichen

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Neulich fragte mich ein Klient “Ich habe so viel zu tun und fühle mich überlastet. Haben Sie Tipps, um effizienter zu werden?”

Faszinierende Diskrepanz: Wissen versus Tun

Erstaunlich ist, dass wir prinzipiell wissen, wie wir unsere Arbeit effektiver erledigen könnten, wir uns im Alltag jedoch nicht daran halten. Warum eigentlich?

Weil es einen Unterschied zwischen Wissen und Anwenden gibt. Daher finden Sie hier praktische Tipps, um von der Theorie schneller in die Umsetzung zu kommen.

“Neben der Option, Dinge zu tun, gibt es auch die edle Art, Dinge nicht zu tun” — Lin Yu Tang

1) Mit dem “Pareto-Prinzip” Prioritäten setzen

Es werden circa 80 Prozent der Ergebnisse mit nur circa 20 Prozent des Aufwands erreicht. Identifizieren Sie daher die Aufgaben, die den größten Erfolg bzw. den besten Return on Investment versprechen: Dies sind die wirklich wichtigen Aufgaben.

Schreiben Sie am Vorabend eines Arbeitstages die drei wichtigen Dinge auf, die Sie am folgenden Tag erledigen möchten: Dies ist Ihre unmittelbare, kompakte “To-do” Liste.

2) Zeit gemäß Prioritäten einteilen

Schaffen Sie Raum für das Wesentliche: Planen Sie so, dass Sie sobald wie möglich im Büro oder auf Reisen mit Ihrer wichtigsten Aufgabe beginnen können.

Auch ich habe die Wirkung des folgendes Mottos erkannt: “Wer den Vormittag für sich gewinnt, der hat den ganzen Tag gewonnen”.

3) Anfangen und einfach dran bleiben

Beginnen und vollenden Sie zuerst die wichtigste Aufgabe (“den großen Brocken”). Erledigen Sie diese Aufgabe ohne Ablenkungen und ohne Multitasking. Beginnen Sie erst danach mit allen weiteren Aufgaben.

Manchmal ist es dafür gut, sich in einen leeren Konferenzraum zurückzuziehen, um störungsfrei arbeiten zu können – im Sinne von “stille Stunden” schaffen.

4) Ablenkungen und Störquellen reduzieren

Versuchen Sie, sogenannte “Zeitfresser” und “Zeitdiebe” zu eliminieren: Dazu gehören beispielsweise unnötige Meetings, tratschende Menschen und das Surfen im Internet.

Schalten Sie alle Benachrichtigungsfunktionen von Email, Messenger-Services und Social Media aus.

5) Vereinfachen und die Übersicht behalten

Machen Sie alles so einfach wie möglich: Abläufe, Ablagen, Entwürfe. Ergebnisse triumphieren über Perfektion.

Notieren Sie alle Termine in einem einzigen Kalender oder elektronischem Zeitplaner, so dass Sie alle wichtigen Termine und Aktionen auf einen Blick sehen können.

6) Bewusst eine Informationsdiät starten

Wählen Sie Ihre Datenquellen sorgfältig und restriktiv aus — was Selbstdisziplin erfordert. Sie müssen ja nicht alles wissen.

Ignorieren Sie Informationen, die jenseits Ihrer Einflussnahme liegen. Praktizieren Sie selektive Kenntnisnahme und konzentrieren Sie sich auf Dinge, die Sie mitgestalten können »

7) Gönnen Sie sich “regenerative Pausen”

Wenn Sie eine Aufgabe beendet haben, haken Sie diese ab und belohnen sich mit einer kurzen Erholungszeit oder mit etwas, das Sie erfreut. So tanken Sie neue Kraft für das nächste Vorhaben.

Fazit: Ihre Entscheidung

Wenn Sie die obigen Tipps tatsächlich mit Leben füllen, werden Ihnen wichtige Dinge leichter gelingen und Sie werden abends zufriedener nach Hause gehen. Es hängt von Ihnen ab.